Administratief Bediende BV Allodium (residentiële nieuwbouw)

Je ondersteunt de projectleider van onze nieuwbouwvennootschap BV Allodium bij het opvolgen van de administratie doorheen de evolutie van residentiële nieuwbouwprojecten;

Je vraag offertes aan materialen, werken, badkamers, keukens, ... en klasseert deze op de juiste wijze en/of in het betrokken softwarepakket;

Je plaatst diverse bestellingen, waar nodig na overleg met de projectleider en/of de zaakvoerder;

Je zorgt voor een goede opvolging van de vergunningendossiers;

Je verzorgt bepaalde aanvragen van premies en je organiseert de administratieve indiening van bepaalde bezwaren;

Je maakt toestellenlijsten op voor keuringen van water en je organiseert de aanvragen van nutsvoorzieningen;

Je houdt het overzicht bij van de nog op te lossen punten van opgeleverde projecten, dat op wekelijkse basis tijdens een interne teammeeting wordt besproken voor het ondernemen van verdere acties naar de betrokken aannemers; Je rappelleert waar nodig naar de betrokken aannemers per telefoon en per e-mail om oplossingen, uitvoeringsdata, info te bekomen. Dit gebeurt in samenspraak met de projectleider, de bestuurder en de juridisch adviseur waar nodig;

Je verdeelt bepaalde plannen naar de betrokken stakeholders die hiermee aan de slag moeten;

Je maakt waar nodig Post Interventie Dossiers (PID's) op, met de aangeleverde stukken die je verzamelt bij de betrokken aannemers;

Je plant in samenspraak met de projectleider de agenda's in van de poetsvrouw en van de technische medewerker;

Je stuurt relevante mails door naar de boekhouding voor verdere boekhoudkundige behandeling;

Je verzorgt de aanvragen van bankkaarten en kredietkaarten op occassionele basis, alsook andere diverse administratieve taken die minder frequent voorkomen;

Je zit apart aan een groot bureau in het aangrenzend onthaal van het immokantoor van Immo De Laet, vlakbij een multifunctioneel print- en scantoestel, zodat je met de nodige focus de administratieve taken tot een goed einde kunt brengen. Je ontvangt occasionele binnenstappers en helpt hen waar mogelijk verder of je verwijst ze door naar de collega's binnen Immo De Laet die de betrokken persoon kunnen verder helpen. Je ondersteunt waar mogelijk de regioverantwoordelijke van Immo De Laet door het inscannen en digitaal klasseren van documenten.

Profiel

Je hebt reeds ervaring in een administratieve functie;

Je bent stressbestendig en probleemoplossend ingesteld;

Je bent stipt en gaat gestructureerd te werk;

Je bent vertrouwd met het gebruik van digitale toepassingen;

Je bent communicatief sterk;

Je bent sociaal en klant- en teamgericht ingesteld;

Je gaat met een positieve instelling en een glimlach door het leven en ziet waar mogelijk opportuniteiten tot verbetering;

Je werkt graag slimmer in plaats van harder.

Jobgerelateerde competenties

• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
• Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Telefonische oproepen aannemen
• Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
• Een boodschap noteren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Scan- en klasseerwerk verrichten (documenten op de juiste plaats opslaan, overzichtelijke organiseren)
• Administratieve dossiers samenstellen
• Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Persoonsgebonden competenties

• Regels en afspraken nakomen
• Zelfstandig werken
• Omgaan met stress
• Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
• Resultaatgerichtheid
• Leervermogen hebben
• Plannen (= ordenen)
• Klantgerichtheid
• Contactvaardig zijn
• Samenwerken als hecht team
• Zin voor nauwkeurigheid hebben

Aanbod

Een veelzijdige administratieve functie met de ruimte om de administratieve opvolging te verbeteren, bij een groeiende, betrouwbare projectontwikkelaar die deel uitmaakt van een sterke groep met veel ervaring in de vastgoedwereld;

Je werkt in de burelen in 2900 Schoten, Paalstraat 70;

Je werkt 40 uren per week verdeeld over 5 dagen van 8u (9u-12u30; 13u-17u30) met een theoretisch uurrooster van 38 uren per week, waardoor je 12 dagen ADV opbouwt op jaarbasis.

Wij bieden een competitief salarispakket in lijn met uw ervaring en competenties.

Plaats tewerkstelling

Paalstraat 70 bus Schoten 2900 SCHOTEN

Toon op kaart

Vereiste studies

• 3de graad algemeen vormend secundair onderwijs (ASO3)
• gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring

• Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis

• Nederlands (zeer goed)

Rijbewijs

• B

Contract

• Vaste Job
• Contract van onbepaalde duur
• Voltijds
• Dagwerk ma-vrij (9u-12u30; 13u-17u30)

Plaats tewerkstelling

• Paalstraat 70 bus Schoten 2900 SCHOTEN